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ソフトウェア資産管理とは、会社組織などで利用している、文書作成や経理支援などのソフトウェアに関する資産を管理することを言います。ソフトウェアなんて、お店で買ってきてインストールしたら終わりと思った方は要注意です。使用期限などのライセンスが定められていることを知らないまま、不正利用している可能性があるからです。

中には使用期限なんて聞いたことがないと焦りを覚えた方もいるでしょう。実は個人向けのソフトウェアの場合は期限ではなく、一つのソフトウェアをインストールできるパソコンの台数を制限しているライセンスが設けられているものが主流です。一方、会社などの法人利用の場合は、このような台数の制限に加えて、利用期限が追加されることが多いです。ところが、普段利用している個人用のものでは、そういった制限が非常に緩くなっている傾向にあるため、家で使っているパソコンと同じと思い込んでしまい、そのようなライセンスの有無について理解していない人も珍しくありません。

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しかし法人がこのようなライセンス違反をおかしてしまうと、法的な問題として重要視されます。この企業は違法行為をしていると社会的に知れ渡ってしまうため、大きなリスクであると言えるでしょう。更に、損害賠償請求なども起こされた場合は訴訟費用なども発生するので、本来支払っておくべき費用よりも、ずっと多額の損失が発生する可能性が高いです。

このようなリスクを回避するのが、ソフトウェア資産管理です。コンピュータなどのハードウェアの台数を把握し、その全てで使うソフトウェアとライセンスの内容を吟味します。更に、導入した後でも定期的に棚卸をして、適切にソフトウェアが管理されているかを確認し、ライセンス切れとなった場合は追加購入などの手続きを行うという仕事です。2006年以降は、個人法人を問わず罰金刑として定められていますので、知らなかったという言い訳は決して通用しません。大小問わずどんな企業においても大切な業務であると考え、ソフトウェア資産管理を実行することが大切です。